Eerlijkheid

Feedback geven hoort bij het omgaan met mensen en samenwerken. Het is een van de moeilijkste elementen in het sociaal contact of in het werk. De afgelopen jaren heb ik bij het coachen van medewerkers en teams geconstateerd dat feedback geven spanning met zich meebrengt, omdat het een negatieve lading heeft gekregen. Feedback geven wordt geassocieerd met kritiek geven en ook vaak te persoonlijk opgevat. Feedback geven is echter nodig en hoort bij de waarden: respect, eerlijkheid, ontwikkelingsgerichtheid, iedereen mag fouten maken en leren. Bij feedback geven werk je met de (professionele) cirkel van: spreken, bespreken, afspreken en aanspreken. Als persoon communiceer je bij feedback geven door middel van jezelf een stem te geven richting de ander. Ik zal hieronder ingaan op eerlijkheid en feedback geven.

Eerlijkheid en feedback geven

Mensen en medewerkers in een organisatie hebben vaak als waarde ‘eerlijkheid’. Dit betekent in hun ogen dat ze vinden dat men integer moet zijn, de waarheid verteld moet worden (geen leugens en bedrog), er geen onrecht mag plaatsvinden en dat er geen sprake mag zijn van het verzwijgen van feiten en inhoud. Eerlijkheid houdt echter bij samenwerking in teams meer in en heeft te maken met de communicatie dat gericht is op: het voeren van een professionele dialoog, feedback geven en ontvangen, verantwoordelijkheid nemen voor de acties en taken, open en transparant zijn en duidelijkheid geven. Evenals de eigen reflectie op professioneel gedrag en een leerbare opstelling. Waarbij fouten maken mag en dat deze gezien worden als een uitdaging om van te leren. Iedereen wil meestal wel eerlijk zijn, maar dit wordt niet gelijk gekoppeld aan feedback geven. Mijn ervaring is dat maar zelden medewerkers vanuit gemak en met plezier feedback geven, want vaak hangt daar spanning omheen. Deze spanning heeft mijns inziens te maken met overtuigingen en angst. Het doel bij coaching is dat medewerkers zich bewust worden van hun feedbackgedrag. Reflectie op hun eigen mindset is daarbij een must.

Van feedback naar terugkoppeling

Uitgaande vanuit bovenstaande model over eerlijkheid met de vier aspecten: terugkoppeling, elkaar een stem geven, waarderen en leren en met de informatie over overtuigingen en angsten, richt teamcoaching zich erop om de verantwoordelijkheid te nemen voor het aanspreken van elkaar. En overtuigingen en angsten te herkennen en los te laten.

Terugkoppeling

Ik pleit ervoor dat het woord feedbackgeven vervangen wordt door het woord ‘terugkoppeling’. Dit is de letterlijke betekenis van feedbackgeven en het gaat om het teruggeven van een waarneming van gedrag. Hierdoor kan feedbackgeven weer neutraal worden ervaren. Terugkoppeling is nodig bij het omgaan met mensen of in de teamsamenwerking. Hieronder leg ik de andere drie aspecten van eerlijkheid uit.

Elkaar een stem geven

Het belangrijkste is dat je communiceert vanuit jouw stem en ook elkaar de stem geeft, zodat de ander zich kan verklaren, herstellen en van de terugkoppeling kan leren. Geef je elkaar deze stem niet, dan kan er onveiligheid ontstaan en roddel. De ander wordt steeds met een ‘be(ver)oordelende bril’ bekeken. Heb je eenmaal een negatieve ‘bril’ opgezet dan blijkt uit onderzoek dat de persoon vijf goede dingen moet doen, in jouw ogen, om weer neutraal te komen zonder vooroordeel. Het is dus belangrijk om te onderzoeken waar gedrag vandaan komt en het antwoord zorgt vaak voor inzicht, openheid, transparantie en zelfs een gevoel van opluchting. Het gedrag van een ieder wordt effectiever. Door het geven van een terugkoppeling zal er meer vertrouwen en verbinding komen, waarbij oog is voor diversiteit

Waarderen

Bij teamcoaching merk ik dat de regels rond terugkoppeling wel bekend zijn, maar dat het ontbreekt aan veiligheid en vertrouwen om elkaar aan te spreken. Ik werk dan aan het bevorderen van vertrouwen door elkaar beter te leren kennen. Elkaar waarderen is nodig voor het creëren van vertrouwen en veiligheid, als basis voor aanspreken en uitspreken. Mijn advies aan teams is: strooi met complimenten en ontvang complimenten. Hierdoor kan je de balans bewaken tussen een positief of negatief ervaren terugkoppeling. Je werkt zo aan het opbouwen van een verbinding in de teamsamenwerking. Tevens heeft de persoon, die feedback geeft, zelfwaardering nodig. Hij kan zo, vanuit lef en vertrouwen, feedback geven en de complimenten die hij krijgt tot zich nemen.

Leren

De bekende regels m.b.t. terugkoppeling gaan over: Je geeft feedback op gedrag en niet op de persoon. Je praat vanuit jezelf met een ‘ik boodschap’ en je neemt er de tijd voor. Er zijn drie prettige terugkoppelingsmethoden die ik een persoon of het team leer. Het is ook beter om het doel aan te geven, waar je een terugkoppeling op wilt krijgen. Hierdoor neem je zelf regie op het organiseren van een antwoord op gewenst professioneel gedrag. Je kan een persoon over de streep helpen om toch een terugkoppeling te geven aan zijn collega’s, door gebruik te maken van een analysemodel. Dit model geeft inzicht in de effecten van de huidige situatie (geen terugkoppeling geven) en een nieuwe situatie (wel terugkoppeling geven). Met elkaar blijven leren is noodzakelijk, geeft ruimte en werkplezier.

(Team)coaching

Bovenstaande bevordert eerlijkheid en worden de vier aspecten geoperationaliseerd en uitgevoerd. In een organisatie met verbondenheid, veiligheid en eerlijkheid is het noodzakelijk om te zorgen dat er een vanzelfsprekende aanspreekcultuur is. Dit kan alleen ontstaan als er ruimte is voor het maken van fouten en er sprake is van een lerende organisatie. Wanneer er geen aanspreekcultuur is of personen zich niet durven uit te spreken, komt er ruis in de communicatie en frustratie naar de ander. Het geven van een terugkoppeling kan je leren middels coaching of begeleide intervisie. Bij individuele coaching, teamcoaching, moreel beraad of begeleide intervisie richt ik mij als (team)coach op jouw persoonlijke ontwikkeling of teamontwikkeling, de belemmerende- en helpende gedachten of gedrag bij de vier aspecten van eerlijkheid. Met als doel het vergroten van jouw persoonlijke effectiviteit of teameffectiviteit en kwaliteitsverbetering op het gebied van eerlijkheid in de samenwerking.